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Données personnelles

Politique de gestion des données à caractère personnel

Collecte des données nominatives

Les informations que le [nom du client] est amené à recueillir proviennent de leur communication volontaire par les personnes physiques par saisie sur les formulaires en ligne (disponibles à partir du site [www.lienverslesite.com] ). Le caractère facultatif ou obligatoire des données est indiqué sur chaque formulaire. Ces adresses électroniques peuvent être utilisées afin de répondre à vos besoins et vous transmettre des informations (newsletter). Vous pourrez toutefois vous opposer à la réception de ces courriels en envoyant votre demande via le formulaire de contact.

Le [nom du client] s'engage à ce que la collecte et le traitement de données à caractère personnel, effectués à partir du présent site, soient conformes à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi qu’au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable le 25 mai 2018. Ainsi, sauf stipulation contraire directement mentionnée sur le formulaire de saisie des données, les adresses électroniques collectées ne font l'objet d'aucune cession à des tiers de la part du [nom du client].

La destination des informations collectées est précisée sur chaque formulaire en ligne.

Chaque formulaire ou téléservice limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire (minimisation des données) et indique notamment :

  • quels sont les objectifs du recueil de ces données (finalités) ;
  • si ces données sont obligatoires ou facultatives pour la gestion de votre demande ;
  • qui pourra en prendre connaissance (uniquement le [nom du client] en principe, sauf précision dans le formulaire lorsqu'une transmission à un tiers est nécessaire à la gestion de votre demande) ;
  • vos droits Informatique et Libertés et la façon de les exercer auprès du [nom du client].

Les données personnelles recueillies dans le cadre des services proposés sur les sites internet du [nom du client] sont traitées selon des protocoles sécurisés et permettent au [nom du client] de gérer les demandes reçues dans ses applications informatiques.

Les informations personnelles recueillies dans le cadre des services proposés par la collectivité sont conservées conformément aux règles prescrites par les archives départementales, par la loi de 1978 et pendant une durée justifiée par la finalité de leur traitement. Les services du [nom du client] disposent de moyens informatiques destinés à gérer votre dossier, vos demandes ainsi que les prestations qui vous sont servies.

Les informations enregistrées sont réservées à l'usage des services concernés et ne peuvent être communiquées qu'au personnel du [nom du client] et aux destinataires habilités.

Conformément aux article 15 à 23 du Règlement Général sur la Protection des données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification aux informations qui vous concernent- Vous pouvez également définir le sort de vos données après votre décès , en vous adressant au Délégué à la Protection des Données. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant, sauf si ce droit a été écarté par une disposition législative. 

Une copie des données à caractère personnel vous concernant peut vous être délivrée, à votre demande et contre remboursement des coûts de reproduction de celle-ci. Toutefois, le Département a la possibilité de s'opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.

Les demandes d’exercice du droit d’accès, rectification, opposition et suppression peuvent être formulées :

  • soit par écrit
    Le demandeur adresse un courrier signé accompagné de la copie d’un titre d’identité à l'adresse suivante :
    [Coordonnées postales complètes]
  • soit par courriel directement via le formulaire « exercer ses droits sur ses données personnelles » (lien vers la page « Exercer ses droits sur ses données personnelles »)

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Européen sur la Protection des données (RÈGLEMENT (UE) 2016/679) le 25 mai 2018, tout usager a le droit :

  • de s’opposer au profilage
  • de demander la limitation du traitement
  • d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (En France : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - Téléphone : 01.53.73.22.22 - www.cnil.fr)

Les 11 principes de la politique de gestion des données à caractère personnel

Les 11 principes suivants constituent la politique de gestion des données à caractère personnel du [nom du client].

Principe 1 – Responsabilité

Le [nom du client] est responsable des traitements de données à caractère personnel qu’il met en œuvre directement ou indirectement en France et à l’étranger. En conséquence, il doit se conformer strictement à la loi sur la Protection des Données personnelles mais également au RGPD
Conformément aux exigences légales, il doit accomplir toutes les formalités nécessaires à la mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel, que ces données concernent ses usagers ou ses agents.

Principe 2 – Détermination des finalités de la collecte de données à caractère personnel

Le [nom du client] doit déterminer les finalités pour lesquelles il recueille des données à caractère personnel.
Les données sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités ; le traitement ultérieur à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques n'est pas considéré, conformément à l'article 89 du RGPD, paragraphe 1, comme incompatible avec les finalités initiales (limitation des finalités);
> Article: 6, 26 du RGPD.

Principe 3 – Transparence et licéité de la collecte

Le [nom du client] ne collecte pas de données à caractère personnel à l’insu des personnes concernées. De la même manière, le [nom du client] ne collecte pas des données à caractère personnel lorsque les personnes concernées s’y opposent légitimement.
Les données sont collectées de manière licite conformément à l’article 6 du RGPD.
Le [nom du client] fournit aux personnes concernées, auprès desquelles il recueille leurs données à caractère personnel, les informations sur la finalité du traitement, l’identité du responsable du traitement, la base légale du traitement, la durée de conservation et l’étendue de leurs droits conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

Principe 4 – Limitation de la collecte des données à caractère personnel et qualité des données

Le [nom du client] se limite au recueil des seules données à caractère personnel nécessaires à l’atteinte des finalités énoncées. Les données sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données);
> Article: 25 du RGPD
Les données fournies par les usagers doivent-être exactes et, si nécessaire, le [nom du client] mettra en œuvre toutes les mesures nécessaires et raisonnables à leur mise à jour.
> Article: 16 du RGPD

Principe 5 – Limitation de la conservation des données à caractère personnel

Le [nom du client] veille à la mise à jour des données à caractère personnel qu’il traite tout en respectant les finalités visées. Les durées de conservation ne doivent pas excéder celles nécessaires à l’atteinte des finalités visées.
Ces durées de conservations sont

  • soit édictées par les Archives Départementales ou les Archives de France,
  • soit précisées dans les textes législatifs et/ou réglementaires. 

Ces durées, ou les éléments permettant de les déterminer, sont portées à la connaissance des usagers.
 

Principe 6 – Sécurité physique et logique des données à caractère personnel

Le [nom du client] détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des systèmes de traitement de données à caractère personnel pour éviter toute intrusion malveillante et prévenir toute perte, altération ou divulgation de données à des personnes non autorisées.
Le [nom du client] détermine et met en œuvre des mesures de sécurité permettant de garantir la confidentialité des données :
> Article 34 de la loi sur la Protection des données.
> Article 32 du RGPD- Sécurité du traitement
Le [nom du client] exige de ses sous-traitants et de ses partenaires qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel (signature de clauses de confidentialité).

Principe 7 – Violation de données à caractère personnel

En cas de faille de Sécurité, le [nom du client] doit prévenir l’autorité de contrôle dans les 72h et doit documenter toutes les éléments relatifs à la violation.
Lorsqu'une violation de données à caractère personnel est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d'une personne physique, le responsable du traitement communique la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais.
> Article 33 du RGPD - Notification à l'autorité de contrôle d'une violation de données à caractère personnel
> Article 34 du RGPD - Communication à la personne concernée d'une violation de données à caractère personnel

Principe 8 – Droit des personnes - Information

Le [nom du client] met en œuvre les moyens nécessaires pour informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de données à caractère personnel qui la concernent et de l’usage qui en est fait.

Il met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir aux usagers et aux agents l’accès aux données à caractère personnel qui les concernent lorsqu’ils en font la demande. Il prend toute mesure pour rectifier ou supprimer les informations erronées.

Chaque traitement fait l’objet d’une information complète à l’usager ou à l’agent et doit au minima indiquer les éléments suivants :

  • L’identité et les coordonnées du responsable du traitement, et le cas échéant celles de son représentant ;
    • Le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données ;
  • Les finalités poursuivies par le traitement auquel les données sont destinées
  • La base juridique du traitement
  • Les catégories de données concernées par la collecte en vue du traitement
  • les catégories de destinataires des données à caractère personnel, y compris dans les États non membres de l’Union européenne ou au sein d’organisations internationales ;
  • Au besoin, des informations complémentaires, en particulier lorsque les données à caractère personnel sont collectées à l’insu de la personne concernée.
  • La durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • L’existence ou non d’une décision automatisée
  • L’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, leur rectification ou leur effacement, et la limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à une personne concernée (Les [nom du client] ne sont pas concernés par le droit à la limitation du traitement)
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés et les coordonnées de la commission ;

Principe 9 – Mise en œuvre de la politique de gestion des données à caractère personnel

Le [nom du client] doit mettre à disposition de ses usagers et de ses agents une information précise sur la politique de gestion des données à caractère personnel et les principes qui la composent.
Le [nom du client] détermine et met en œuvre l’ensemble des mesures opérationnelles utiles et nécessaires pour permettre à ses services d’appliquer les principes de la politique de gestion des données à caractère personnel.
En ce sens, le [nom du client] sensibilise et forme ses services sur les principes applicables en matière de gestion des données à caractère personnel et promeut les bonnes pratiques.

Principe 10 – Respect des principes énoncés

Le [nom du client] est pourvu d’un Délégué à la Protection des Données qui veille au respect des règles en matière de collecte et de traitement de données à caractère personnel énoncées dans le présent document.
Toute personne doit pouvoir saisir le Délégué à la Protection des Données sur les principes énoncés ci-dessus.

Principe 11 – Pérennité de la politique de gestion des données à caractère personnel

Pour les besoins de la pérennité de sa politique de gestion des données à caractère personnel, le [nom du client] s’assure régulièrement de l’adéquation des principes qui la composent aux évolutions des technologies, du droit et des besoins des usagers et des tiers.

Responsable de Traitement [indiquer le nom du responsable de traitement]
[coordonnées]

Délégué à la Protection des Données personnelles Délégué à la Protection des Données personnelles
[nom, adresse, téléphone, mail]

[Le bloc suivant doit être dupliqué pour chacun des formulaires du site et adapté]

Spécificité du traitement [indiquer le nom du formulaire]

Les informations recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement informatique, auquel vous consentez, dont les finalités sont [Indiquer la finalité].

Il s’agit d’une action volontariste du [nom du client], responsable de traitement, visant à [indiquer l’objectif du formulaire]. Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public (Article 6-1-E du RGPD).

Les catégories de données à caractère personnel pouvant être traitées dans le cadre de ce formulaire sont les suivantes : [préciser les données personnelles récoltées]. Les données obligatoires sont indiquées par une mention entre parenthèses.
Les informations vous concernant sont stockées dans un pays de l’Union européenne ayant un niveau de protection adéquat.

Les informations enregistrées sont destinées aux services du [nom du client / préciser le service] et ne peuvent être communiquées, en cas de besoin, qu’aux destinataires dument habilités et intervenant strictement dans le cadre de votre dossier, à savoir les organismes professionnels, les partenaires conventionnés, les prestataires.

Les données sont effacées automatiquement au bout de trois mois. 

Conformément aux article 39 et suivants de la loi « informatique et libertés » du 06 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification aux informations qui vous concernent- Vous pouvez également définir le sort de vos données après votre décès , en vous adressant, par voie postale, au Délégué à la Protection des Données – [coordonnées du DPO] ou par courriel à [courriel du DPO].

Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant, sauf si ce droit a été écarté par une disposition législative.

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Européen sur la Protection des données (RÈGLEMENT (UE) 2016/679) le 25 mai 2018, tout usager a le droit :

  • De s’opposer au profilage
  • De demander la limitation du traitement
  • D'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (En France : CNIL : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - Téléphone : 01.53.73.22.22 - www.cnil.fr